Taru kuittien herrasta – kuinka kuitit toimitetaan kirjanpitäjälle
Tässä tarinassa ei tehdä kuittien katomiastemppua, vaan siirrytään sähköiseen taloushallintoon hallitusti.
Tiesitkö, että kautta aikain on haaveiltu kuittien toimittamisesta suoraan kirjanpitäjälle? Aikoinaan kuitit on toimitettu kirjanpitäjälle noin kuukausittain joko järjesteltynä tai siinä klassisessa kenkälaatikossa, josta löytyy niin yrityksen kuin henkilökohtaisiakin kuitteja. Vaikka yritys ei muuten olisi täysin sähköisessä taloushallinnossa, niin kuitit on mahdollista toimittaa sähköisesti kirjanpitäjälle. Sähköinen taloushallinto voidaan ottaa käyttöön vähitellen ja yleensä ensimmäisenä otetaan käyttöön mobiilisovellus, jolla kuitit voi toimittaa sähköisesti kirjanpitäjälle.
Kuittien sähköinen arkistointi säästää valtavasti yrittäjän aikaa ja rahaa. Sähköisesti arkistoitu kuitti kestää aikaa eikä haalistu, vaikka aurinko paistaisi kuinka puhelimen ruutuun. Esimerkiksi takuukuitit on mahdollista löytää jopa sekunneissa ja ovat aina mukana. Paperimuodossa olevat takuukuitit ovat todennäköisesti säilössä joko kirjanpitoaineiston välissä tai kansiossa toimiston hyllyssä.
Näin toimitat kuitit 100% varmuudella kirjanpitäjälle
Maksa ostokset joko käteisellä, pankkikortilla tai luottokortilla. Halutessasi voit vitsailla myyjälle, että tarvitset kuitin, tämä menee verotukseen, (todennäköisesti myyjä hymyilee äänekkäästi!) ja maksun jälkeen saat kuitin myyjältä. Avaa puhelimen kuittisovellus, valitse lisää uusi kuitti, ota kuva ja tallenna. Kuitti on toimitettu kirjanpitoon. Jos olet ulkomailla tai internetyhteyden ulottumattomissa, voit napata kuitista kuvan ja lisätä kuitin myöhemmin sovellukseen.
Jos haluaa vähentää kuittien määrää, suosittelemme avaamaan mahdollisimman moneen paikkaan laskutustilin. Tällöin laskuttaja lähettää Sinulle kerran kuukaudessa laskun, jossa laskutetaan kootusti kuukauden tapahtumat. Tällä tavalla saat myös maksuaikaa (ja jopa korotonta sellaista) ostoille. Tarvittaessa voit keskittää ostoksesi yhdelle toimittajalle, jolloin tilauksiin saattaa tulla jonkinlaisia ostoalennuksia tai kassa-alennuksia.
Tässä 4 syytä ottaa käyttöön ainakin kuittisovellus.
1. Kuitit ovat aina tallessa.
Kuitteja ei tarvitse enää erikseen kopioida, tallentaa drivekansioon tai toimittaa kirjanpitäjälle. Kun kuitista on otettu kuva, kuitti siirtyy välittömästi kirjanpitäjälle ja talteen kirjanpitoaineistoon.
2. Kuittien toimittaminen nopeutuu.
Kun kuitista on otettu kuva, se löytyy niin kirjanpidosta kuin kuittisovelluksestakin. Tämän myötä ei tarvitse enää miettiä, että onkohan kuitit toimitettu kirjanpitäjälle.
3. Säästät aikaa!
Enää kirjanpitäjä ei kysele puuttuneiden kuittien perään eikä Sinun enää tarvitse niitä etsiä, kun otat kuitista kuvan heti ostotapahtuman jälkeen.
4. Säästät rahaa.
Kirjanpitäjän aika ei mene enää kuittien järjestelyyn ja selvittelytyöhön. Myöskään haalistuneita kuitteja ei tarvitse tulkita, että onkohan tässä mitä ostettu!
Vielä bonuksena 10 syytä siirtää yritys kokonaan sähköiseen taloushallintoon.
10 syytä miksi kannattaa valita sähköinen taloushallinto?
- Säästät aikaa ja teet kirjanpidosta huoletonta
- Säästät rahaa niin kirjanpidon kustannuksissa kuin laskujen lähettämisen ja vastaanottamisen kustannuksissa
- Ostolaskujen hyväksyminen ja maksu on yksinkertaista
- Seuraat myyntilaskujen tilannetta helposti
- Et tarvitse ylimääräisiä laskutus- tai asiakkuuksien hallinnan ohjelmistoja, kun kaikki on samassa järjestelmässä
- Olet jatkuvasti tietoinen yrityksesi taloudellisesta tilanteesta
- Tilintarkastusaineistoa ei tarvitse toimittaa erikseen vaan tilintarkastus voidaan toteuttaa sähköisesti. Tarkista oletko tilintarkastusvelvollinen Taloushallintoliiton sivuilta
- Kuittirumba helpottuu, voit kuvata ja tallentaa kuitit suoraan kirjanpitoon
- Sähköinen taloushallinto on vastuullinen valinta – pienennät yrityksesi hiilijalanjälkeä
- Säästät kaappitilaa. Kaikki asiakirjat ovat sähköisessä arkistossa. Lue lisää kirjanpidon säilytysajoista Asiakasinfo sivuiltamme.
Joten jos yrityksesi taloushallinto ei vielä ole sähköisessä muodossa, niin olisiko nyt aika aloittaa?
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen voidaan toteuttaa myös kesken tilikauden, jopa kesken kuukauden.
Muutos ei tuo lisää kustannuksia ja saat heti kaikki sähköisen taloushallinnon edut hyödynnettäväksi.
Jos yritykselläsi on jo käytössä jokin kirjanpitojärjestelmä ja haluat vaihtaa järjestelmää, onnistuu vaihdos myös helposti vaikka kesken tilikauden.
Tilitaito Oy on ollut jo satojen yritysten kumppanina sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä. Meidän asiantuntijoidemme kanssa muutos on helppoa toteuttaa, etkä jää yksin kysymysten kanssa.
Meillä on asiakkaita Inkoosta Nuorgamiin, joten nykyaikaisilla ohjelmistoilla ja yhteyksillä olemme aina saavutettavissa ja lähellä Sinua.
Jos haluat keskustella lisää sähköisen taloushallinnon hyödyistä yrityksellesi – varaa maksuton vartin tapaaminen asiantuntijamme Akselin kanssa. Tai soita suoraan Akselille p. 044 533 6073
Lisätietoja kertoo:
Akseli Leppänen
044 533 6073
akseli.leppanen@tilitaito.fi