Uuden yrityksen perustaminen tuo mukanaan paljon innostusta, mutta samalla käynnistyy hallinnollisten velvollisuuksien ketju. Yksi keskeisimmistä ratkaistavista asioista on taloudenhoidon järjestäminen. Moni aloittava yrittäjä miettii, säästääkö rahaa tekemällä kirjanpidon alussa kokonaan itse, vai pitäisikö taloushallinto antaa heti asiantuntijan hoidettavaksi.
Terve talous on yrityksen elinehto. Oikein rakennettu perusta varmistaa, että päätöksenteko perustuu luotettavaan tietoon eikä arvailuun. Seuraavaksi käymme läpi, miten itse tehty taloudenhoito vertautuu ulkoistettuun palveluun ja miten voit tehdä yrityksesi kannalta parhaan valinnan heti alkumetreillä.
Kannattaako kirjanpito tehdä itse vai ulkoistaa tilitoimistolle?
Kirjanpidon tekeminen itse houkuttelee usein erityisesti pienen budjetin yrityksiä. Ajatus säästöstä on ymmärrettävä, mutta oman työn hinnoittelussa unohtuu helposti vaihtoehtoiskustannus. Jokainen tunti, jonka yrittäjä käyttää kuittien lajitteluun, veroilmoitusten täyttämiseen ja lainsäädännön tulkitsemiseen, on suoraan pois laskutettavasta asiakastyöstä tai liiketoiminnan aktiivisesta kehittämisestä.
Jos yrittäjän oma tuntiveloitus on esimerkiksi 60 euroa ja kuukausittaiseen talouden pyörittämiseen kuluu kahdeksan tuntia, on oman työn hinta jo lähes 500 euroa. Ammattilaisen hoitamana sama työ valmistuu murto-osassa tästä ajasta, jolloin yrittäjälle vapautuu lisää aikaa tuottavaan työhön.
Kun yrityksen käyttöön otetaan ulkoistettu, ammattimainen taloushallinto, yrittäjä saa välittömästi käyttöönsä asiantuntijan jatkuvan tuen. Tämä tuo mielenrauhaa ja varmistaa, että kaikki viranomaisvelvoitteet tulevat hoidetuiksi täsmällisesti ja ajallaan viranomaisten ohjeiden mukaisesti.
Mitä kirjanpitopalveluun yleensä sisältyy?
Laadukas kirjanpitopalvelu on kokonaisvaltaista huolenpitoa, jossa lakisääteiset rutiinit hoidetaan taustalla ammattimaisesti. Näin yrittäjä voi keskittyä yrityksensä pyörittämiseen luotettavan tiedon valossa. Palvelu mukautuu yrityksen tarpeisiin ja kattaa tyypillisesti seuraavat osa-alueet:
Juokseva kuukausikirjanpito: Tositteiden ja kuittien järjestelmällinen käsittely, joka pitää yrityksen taloustiedot jatkuvasti ajan tasalla ja helposti tarkasteltavina.
Arvonlisäveron laskenta ja ALV-ilmoitukset: Verojen oikeaoppinen laskeminen ja lakisääteisten ilmoitusten toimittaminen Verohallinnolle ajallaan, jolloin vältytään viivästysmaksuilta.
Tilinpäätös ja veroilmoitus: Tilikauden päätteeksi laadittava virallinen tilinpäätös ja veroilmoituksen huolellinen täyttäminen, jolla varmistetaan verotuksen optimointi säädösten puitteissa.
Raportointi ja neuvonta: Selkeät talouden raportit, joiden avulla yrittäjä näkee yhdellä silmäyksellä yrityksen kannattavuuden ja kassavirran tilanteen tulevia investointeja varten.
Kun nämä tehtävät annetaan asiantuntijan hoidettavaksi, yrittäjä saa reaaliaikaista tietoa liiketoimintansa tueksi. Tämän ansiosta yrityksen taloudellinen tilanne on aina hallinnassa ja mahdolliset muutostarpeet havaitaan riittävän ajoissa.
Paljonko kirjanpitopalvelu maksaa kuukaudessa?
Kirjanpitopalvelun hinta riippuu merkittävästi yrityksen koosta, toimialasta, yhtiömuodosta sekä kuukausittaisten tositteiden määrästä. Alan hinnoittelu perustuu yleisesti muutamaan erilaiseen malliin, joista jokaisessa on omat piirteensä eri vaiheessa oleville yrityksille.
Tyypillisimmät hinnoittelurakenteet ovat:
Tapahtumaperusteinen hinnoittelu: Hinta määräytyy suoraan käsiteltyjen vientien tai kuittien määrän mukaan. Tämä sopii yrityksille, joiden toiminta on pientä tai kausiluonteista.
Tuntiveloitus: Palvelusta maksetaan kirjanpitäjän käyttämän ajan mukaan. Malli on joustava, mutta vaatii tarkkuutta työtuntien seurannassa.
Kiinteät kuukausipaketit: Ennalta sovittu hinta, joka sisältää tietyt perustoiminnot. Tämä helpottaa yrityksen kulujen ennustamista ja budjetointia.
Yrittäjä pystyy itse vaikuttamaan kirjanpidon lopullisiin kustannuksiin huomattavan paljon. Digitaalisten työkalujen tehokas hyödyntäminen ja materiaalien toimittaminen ajallaan vähentävät manuaalista selvitystyötä. Kun kuitit ja laskut ovat valmiiksi oikeassa järjestyksessä ja sähköisessä muodossa, asiantuntijan aikaa ei kulu puuttuvien tietojen etsimiseen, mikä näkyy suoraan pienempänä laskuna.
Palveluiden joustava räätälöinti takaa sen, että aloittava yritys ei maksa turhasta, vaan palvelun laajuus kasvaa luonnollisesti liiketoiminnan kehittyessä.
Onko kirjanpitäjä vastuussa yrityksen kirjanpidon oikeellisuudesta?
Monen aloittavan yrittäjän kohdalla esiintyy käsitys, että ulkoistamalla taloushallinnon ulkopuoliselle kumppanille siirretään myös kaikki juridiset velvoitteet ja vastuu tilitoimistolle. Suomen lainsäädännön mukaan asia on kuitenkin toisin. Kirjanpitovelvollisuus ja lopullinen vastuu kirjanpidon sekä tilinpäätöksen oikeellisuudesta säilyvät aina yrityksen johdolla – käytännössä siis yhtiön hallituksella, toimitusjohtajalla tai yksityisellä elinkeinonharjoittajalla itsellään.
Vaikka lakisääteinen päävastuu on yrittäjällä, käytännön työnjakoa ja vastuita yrittäjän ja tilitoimiston välillä ohjaa tarkasti laadittu kirjallinen toimeksiantosopimus. Ammattitaitoinen tilitoimisto kantaa vastuun omasta suorituksestaan, laskelmiensa virheettömyydestä ja siitä, että työt tehdään hyvän kirjanpitotavan ja voimassa olevien säädösten mukaisesti.
Oikein valittu kumppani toimii siis laadunvarmistajana, joka poistaa yrittäjän harteilta stressin virheellisistä ilmoituksista ja varmistaa, että yritys toimii kaikissa tilanteissa viranomaisohjeiden mukaisesti.
Miten sähköinen kirjanpito eroaa perinteisestä kirjanpidosta?
Perinteisessä kirjanpidossa kuitteja ja laskuja kerätään kuukauden ajan paperikansioihin tai sähköpostin liitteiksi, minkä jälkeen ne toimitetaan tilitoimistoon kerran kuussa. Tämän mallin suurin haaste on tiedon viive: yrittäjä näkee yrityksensä tarkan taloudellisen tilanteen usein vasta viikkoja kuukauden päättymisen jälkeen.
Nykyaikainen, täysin sähköinen kirjanpito muuttaa arjen rutiinit helpoiksi ja läpinäkyviksi. Käyttämällä nykyaikaista Fennoa-ohjelmistoa talouden tiedot ovat aina ajan tasalla, ja paperisota jää kokonaan historiaan. Sähköisen taloushallinnon hyödyt näkyvät suoraan yrittäjän arjessa:
Kuitit talteen mobiilisovelluksella: Voit napata kuitista kuvan puhelimellasi heti oston jälkeen. Ohjelmisto lukee tiedot ja toimittaa ne suoraan kirjanpitoon, jolloin yksikään kuitti ei pääse katoamaan lompakon pohjalle.
Reaaliaikainen talouden seuranta: Näet yrityksesi ajantasaisen pankkitilin saldon, avoimet myyntilaskut sekä erääntyvät ostolaskut yhdellä silmäyksellä pilvipalvelusta missä ja milloin vain.
Joustavuutta rajattomalla käyttäjämäärällä: Digitaalinen järjestelmä mahdollistaa ilmaisen mobiilikäytön ja rajattoman käyttäjämäärän ilman lisälisenssimaksuja, jolloin tiedon jakaminen yrityksen sisällä on vaivatonta.
Sähköinen järjestelmä säästää huomattavan määrän manuaalista työtä sekä yrittäjältä että tilitoimistolta, mikä tekee yhteistyöstä sujuvaa ja pitää kirjanpidon kustannukset helpommin hallittavissa.
Miten valitset talouden huolenpitäjän tukemaan yrityksesi kasvua?
Kun valitset yrityksellesi tilitoimistoa, pelkän edullisen hinnan tai fyysisen toimipisteen sijaan kannattaa kiinnittää huomiota palvelun laatuun ja proaktiivisuuteen. Nykyaikaiset etäpalvelut mahdollistavat saumattoman ja henkilökohtaisen yhteistyön täysin sähköisesti, olipa yrityksesi kotipaikka missä päin Suomea tahansa.
Suurin ero perinteisen suorittajan ja todellisen talouden kumppanin välillä on aloitteellisuus. Proaktiivinen asiantuntija ei odota passiivisesti yrittäjän kysymyksiä, vaan ottaa itse yhteyttä, neuvoo verotuksen optimoinnissa ja pitää huolen siitä, että lakimuutokset hyödynnetään yrityksen eduksi heti alusta alkaen.
Me Kajaanin Tilitaito Oy:ssä olemme toimineet yrittäjien luotettavina tukijoina jo vuodesta 1957 lähtien. Taloushallintoliiton auktorisoimana tilitoimistona yhdistämme vuosikymmenten tuoman vankan kokemuksen ja uusimmat digitaaliset ratkaisut. Tarjoamme yksilöllistä ja helposti lähestyttävää palvelua, joka skaalautuu joustavasti yrityksesi kasvun mukana. Voit tutustua tarkemmin asiantuntijoihimme ja pyytää räätälöidyn tarjouksen taloushallinnosta suoraan sivuiltamme.
Oikean kirjanpitopalvelun valinta heti yrityksen perustamisvaiheessa on kauaskantoinen päätös, joka vapauttaa yrittäjän arvokkainta resurssia – eli aikaa. Kun annat lakisääteiset ilmoitukset, verotuksen optimoinnin ja juoksevan kirjanpidon luotettavan kumppanin haltuun, voit itse keskittyä täysipainoisesti asiakashankintaan, tuottavaan työhön ja liiketoimintasi kehittämiseen.
Huolellisesti rakennettu taloushallinto antaa vankan selkänojan yrityksen arkeen, tuo ansaittua mielenrauhaa ja varmistaa, että teet yrityksesi tulevaisuutta koskevat päätökset aina ajantasaisen ja luotettavan tiedon pohjalta.